접대비, 선물 그리고 IRS

“세금에 대해 불평하는 사람들을 두 종류로 나눌 수 있다. 바로 남자와 여자다(People who complain about taxes can be divided into two classes: men and women).”

미국인들의 세금에 대한 유머 중에 하나다.  납세의식이 비교적 높은 미국인조차도 세금은 골치덩어리로 간주하고 있다는 풍자가 서린 유머다.

월급쟁이 뿐만 아니라 사업을 하는 사람들은 누구나 세금이 없거나, 세금이 적은  세상을 꿈꾸고 있다. 소득이 IRS에 100%보고되기 때문에 유리지갑이라 불리는 월급쟁이는 어쩔수 없지만 비즈니스를 하시는 분들이 어떻게든 합법적인 경비를 많이 발생시켜 세금을 줄이고자 하는 노력은 쉽게 이해가 간다.
“정상적, 합리적” 비용은 접대비로 간주
많은 분들이 세금 계산을 할 때 공제(Deduction)가 가능한 비용이 무엇이냐고 묻는다. 대답은 의외로 간단하다. 비즈니스를 운영하는데 필요한 정상적(Ordinary)이고, 합리적(Reasonable)인 것이면 무엇이든 모두 비즈니스 비용으로 간주 받을 수 있다. 접대비 (Meals & Entertainments) 역시 비즈니스에 꼭 필요한 경비로 최고 50%까지 세금혜택을 받을 수 있다.

하지만 미연방 국세청 (IRS)은 접대비에 상당히 많은 관심을 가지고 있기 때문에 접대비를 비용처리할 때는 매우 신중하게 해야 한다. 비즈니스 오너들이 접대비로 세금공제를 하려면 먼저 “이 접대가 내 비즈니스를 운영하는데 정상적(Ordinary)이고 합리적(Reasonable)으로 필요한 것인가?”하고 반문해 보아야 한다.

정상적이고 합리적인 비용은 각각의 비즈니스의 특성과 형태에 따라 차이가 난다.

예를 들어 회계사나 변호사가 일을 맡기전에 자신의 회사나 서비스에 대해 설명하기 위해 미래의 고객을 접대한다면 접대비로 공제가 가능하지만, 세탁소를 운영하는 분이 매일 오는 손님에게 점심이나 저녁을 접대한다면 세금공제를 받기 힘들것이다.

어떤 경우라도 접대비를 세금공제 받으려면 입증이 가능한 구체적인 증거를 갖춰 놓아야 한다. IRS가 원하면 언제든 입증할 수 있도록 증거를 꼭 남겨 놓아야 한다.

한인들은 미국인에 비해 문서를 기록, 보관하는 기술이 뒤떨어져 있는 것 같다. 미국에 살고있는 많은 분들이 세무감사를 당했을 때 제일 곤란을 겪는 것도 세무자료를 잘 챙겨놓지 못했기 때문인 경우가 제일 많다. 다른 비즈니스 운영 자료들도 중요하지만 접대비에 대한 서류들은 반드시 확보를 해둬야 후에 있을지도 모를 감사에 잘 대처할 수 있다.
영수증과 간단한 메모 보관필수
다음의 다섯가지는 접대비를 효과적으로 입증할 수 있는 기본적인, 하지만 반드시 갖춰놓아야 할 준비 사항이다: 1)접대가 발생한 날짜 2)팁과 세금을 포함한 전체 접대 금액 3)접대한 장소 4)접대 목적 5)접대한 사람과의 비즈니스적 관계를 명시한 설명서

접대시 크레딧 카드를 사용했다면 크레딧 카드 영수증에 접대를 한 장소, 시간, 금액등이 명시되어 있으므로 좋은 증거 자료가 된다. 다만 접대한 사람과의 비즈니스 관계나 접대 목적등은 다른 곳에 꼭 기입해 놓아야 한다.

반드시 기입해야 하는 사항은 접대한 사람의 이름, 전화번호, 상대방과 접대를 하면서 나누었던 대화 등을 정리해서 기록해 놓으면 된다.
접대비와 선물의 차이
접대비로 세금혜택을 받으려면 접대하는 주체가 반드시 함께 있어야 한다. 접대 목적으로 스포츠 게임 티켓을 고객 손님에게 주고 경기 참관을 함께 하지 않았다면 이것은 선물 (Gift)로 간주되지 접대비로 처리가 안된다. 접대비로 처리하려면 접대를 주관하는 회사의 임원이나 직원이 반드시 함께 고객들과 시간을 보내야 한다.

선물에 대한 비용처리는 접대비보다 더 세심한 주의가 필요하다. 선물은 1년에 한 사람당  25불 밖에는 세금공제가 안되기 때문이다. 받는 사람(recipient)에 대한 제한은 없으므로 같은 회사내에 여러 명에게 각각 25불이하의 선물을 제공한다면 선물로 지불된 모든 비용은 세금 혜택을 볼 수 있다.

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